SI & VGM – 2 thủ tục quan trọng trước khi hàng lên tàu

SI & VGM – 2 thủ tục quan trọng trước khi hàng lên tàu
Khi xuất hàng bằng đường biển, hai thuật ngữ SI (Shipping Instruction) và VGM (Verified Gross Mass) là bước bắt buộc trong quy trình làm hàng. Tuy quen thuộc nhưng nhiều người mới vẫn dễ nhầm hoặc khai sai, dẫn đến trễ tàu, bị phạt hoặc hủy booking.
Cùng tìm hiểu rõ hơn nhé

⚓ 1. SI – Shipping Instruction là gì?

SI (Shipping Instruction) là bản hướng dẫn giao hàng mà người xuất khẩu gửi cho hãng tàu hoặc forwarder, nhằm cung cấp thông tin để họ phát hành vận đơn (Bill of Lading)
Nói đơn giản, SI là bản nháp của vận đơn

Nội dung chính của SI gồm:

Thông tin người gửi (Shipper), người nhận (Consignee), người thông báo (Notify party)
Tên tàu, số chuyến, cảng xếp – cảng dỡ
Mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, kích thước
Số container, seal, marks & numbers
Điều kiện thanh toán cước (Freight prepaid/collect)

🕐 Thời hạn gửi SI: Thường trước giờ closing SI mà hãng tàu/forwarder thông báo (thường 1–2 ngày trước ETD)

📌 Lưu ý khi gửi SI:

Điền chính xác thông tin, đặc biệt tên người nhận và mô tả hàng
Kiểm tra kỹ trước khi xác nhận bản nháp vận đơn (Draft B/L)
Nếu sai sót → phải xin sửa vận đơn (có thể mất phí)

SI Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu? Khi Nào Cần Submit SI (Shipping Instruction) – VinaTrain Việt Nam

⚖️ 2. VGM – Verified Gross Mass là gì?

VGM là tổng trọng lượng container đã được xác minh, bao gồm:

Trọng lượng hàng hóa + bao bì + pallet + trọng lượng container rỗng.

Theo quy định của SOLAS (Công ước An toàn sinh mạng trên biển), từ 01/07/2016, mọi container xuất khẩu bắt buộc phải khai báo VGM.
Nếu không có VGM hợp lệ → container sẽ không được xếp lên tàu.

Có 2 cách xác định VGM:

Cân toàn bộ container sau khi đóng hàng
Cân riêng hàng hóa + cộng thêm trọng lượng container rỗng

Người chịu trách nhiệm khai báo: Chủ hàng (Shipper) hoặc người được ủy quyền.

Hạn nộp VGM: Thường trước cut-off VGM (trước ETD khoảng 24 giờ, tùy hãng tàu).

Kênh khai báo:

Khai trực tuyến trên hệ thống của hãng tàu
Qua đại lý/forwarder
Gửi file Excel hoặc form VGM theo mẫu của hãng

📦 3. Mối liên hệ giữa SI và VGM

Cả SI và VGM đều là thủ tục bắt buộc trước khi hàng được xếp lên tàu.
SI dùng để phát hành vận đơn,
VGM dùng để đảm bảo an toàn xếp dỡ và vận chuyển.
➡️ Nếu trễ SI cut-off → không có vận đơn
➡️ Nếu trễ VGM cut-off → container bị từ chối xếp tàu

💡 4. Một số lỗi thường gặp

Gửi SI sai thông tin người nhận → phải sửa B/L, tốn phí.
Khai sai VGM (nhẹ hoặc nặng hơn thực tế) → bị hãng tàu phạt hoặc từ chối hàng.
Nhầm deadline giữa SI – VGM – Closing time → trễ chuyến, ảnh hưởng lịch giao hàng.

✅ 5. Tóm tắt nhanh:

Thuật ngữ	Viết đầy đủ	Mục đích	Ai khai báo	Hạn nộp
SI	Shipping Instruction	Cung cấp thông tin để làm vận đơn	Shipper/Forwarder	Trước closing SI
VGM	Verified Gross Mass	Khai báo tổng trọng lượng container	Shipper/Forwarder	Trước closing VGM

Kết luận

Dù chỉ là hai bước nhỏ trong quy trình xuất hàng, nhưng SI & VGM ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chi phí vận chuyển.
Nắm rõ quy định và thời hạn khai báo sẽ giúp bạn tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo hàng lên tàu đúng lịch.