Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là vận tải quốc tế, thuật ngữ Booking được sử dụng thường xuyên. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa có chỗ trên tàu, máy bay hoặc phương tiện vận tải quốc tế. Vậy Booking là gì, có những loại nào, và cần lưu ý điều gì khi thực hiện? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau 17 loại dịch vụ logistics mới nhất

1. Booking trong xuất nhập khẩu là gì ?

Booking là quá trình đặt chỗ vận chuyển hàng hóa với hãng tàu (đường biển), hãng hàng không (đường hàng không) hoặc đơn vị vận tải quốc tế khác
Người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc forwarder sẽ liên hệ để giữ chỗ trên chuyến tàu/chuyến bay cho lô hàng của mình
Sau khi được chấp nhận, hãng vận tải sẽ cấp cho khách hàng một Booking Note hoặc Booking Confirmation để làm cơ sở thực hiện các bước tiếp theo như lấy container, đóng hàng, khai hải quan và giao hàng ra cảng

Có thể hiểu đơn giản: Booking = giữ chỗ vận chuyển cho lô hàng quốc tế

2. Các loại Booking trong xuất nhập khẩu

Booking được chia thành nhiều loại, dựa trên hình thức vận tải, đối tượng đặt chỗ, loại container hoặc đặc tính hàng hóa

Theo hình thức vận tải

Sea Booking (Booking đường biển): phổ biến nhất, áp dụng cho hàng container (FCL, LCL), tàu hàng rời, tàu Ro-Ro
Air Booking (Booking đường hàng không): dùng cho hàng cần giao nhanh, giá trị cao hoặc dễ hỏng
Truck/Rail Booking (Booking đường bộ, đường sắt): thường gặp ở vận tải xuyên biên giới (Việt Nam – Trung Quốc, Lào, Campuchia)

Theo đối tượng đặt chỗ

Direct Booking (chủ hàng tự đặt): doanh nghiệp trực tiếp làm việc với hãng tàu/hãng bay
Indirect Booking (qua Forwarder): thông qua công ty giao nhận, thuận tiện và thường dễ có chỗ hơn

Theo loại container

Booking FCL (Full Container Load): đặt nguyên container 20DC, 40DC, 40HC, Reefer…
Booking LCL (Less than Container Load): đặt hàng lẻ, gom hàng với nhiều chủ khác

Theo tính chất hàng hóa

Hàng thường (General Cargo)
Hàng đặc biệt: hàng nguy hiểm (DG), hàng lạnh (Reefer), hàng siêu trường – siêu trọng (OOG, Breakbulk), hàng dễ hỏng, hàng sống

Theo thời điểm đặt

Advance Booking: đặt sớm để đảm bảo chỗ
Last-minute Booking: đặt gấp, thường giá cao và rủi ro hết chỗ

3. Booking Request – Booking Note – Booking Confirmation: Khác nhau thế nào?

Trong quy trình booking, có 3 thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn:

Thuật ngữ	Ý nghĩa	Người phát hành	Vai trò
Booking Request	Yêu cầu đặt chỗ, do shipper/forwarder gửi cho hãng tàu/hãng bay	Chủ hàng/Forwarder	Đề nghị giữ chỗ vận chuyển
Booking Note	Phiếu đặt chỗ ban đầu, có số booking, thông tin hàng, cut-off time	Hãng tàu/Forwarder	Dùng để lấy container rỗng, chuẩn bị đóng hàng
Booking Confirmation	Xác nhận đặt chỗ chính thức, đảm bảo có slot/container cho lô hàng	Hãng tàu/Forwarder	Căn cứ chắc chắn để tiến hành giao hàng, làm B/L

Tóm lại:

Request = Yêu cầu đặt
Note = Phiếu giữ chỗ
Confirmation = Xác nhận chính thức

4. Lưu ý quan trọng khi làm Booking

Kiểm tra lịch tàu/chuyến bay: tránh trễ tiến độ giao hàng, ảnh hưởng hợp đồng
Chọn hãng vận tải uy tín: hạn chế rủi ro trễ chuyến, hủy chuyến
Đặt chỗ sớm: nhất là trong mùa cao điểm để tránh hết chỗ hoặc phí tăng cao
Xác nhận chi phí vận tải: nắm rõ cước chính và phụ phí (THC, CIC, local charges…)
Khai báo chính xác thông tin lô hàng: khối lượng, thể tích, loại container để tránh bị từ chối hoặc phạt
Theo dõi booking thường xuyên: kiểm tra có bị “roll” (dời chuyến) hay không